Descripción Archivística

  

ISAD G (Norma Internacional General de Descripción Archivística)

La Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD G) establece en siete áreas la descripción de los documentos de archivo, su finalidad es lograr la comprensión, el acceso, la organización y la recuperación de la información de una manera fácil y que se entendible en cualquier institución archivística. 

Existen cinco características principales de esta normativa que son:

1.- Jerárquica: se ordena de lo general a lo particular (fondo, sección, serie, expediente, documento).

2.- Multinivel: permite diferentes descripciones de los niveles, manteniendo la relación con todo el fondo documental.

3.- Flexible: es aplicable en cualquier institución pública y privada.

4.- Interoperable: es compatible con cualquier base de datos, catálogos y sistemas, lo que beneficia el trabajo en acervos históricos.

5.- Contextual: da información sobre el origen y la funcionalidad del documento.

Algunas ventajas de esta normativa es que mejora la creación de los instrumentos de descripción, es decir, se puede utilizar para describir diferentes tipologías documentales, lo que facilita tener en un mismo acervo descripciones de series fotográficas, audiovisuales, periódicas, audio, entre otros. Lo que facilita a los colaboradores a reconocer campos estructurados. Además, favorece el intercambio internacional de información.

Como se mencionó anteriormente, su estructura consiste en siete áreas, las cuales se describirán a continuación: 

"1.- Área de identificación:

-Código de referencia

-Título

-Fecha

-Nivel de descripción

-Volumen y soporte de la unidad de descripción

2.- Área de contexto

-Nombre del productor

-Historia institucional

-Historia archivística

-Forma de ingreso

3.- Área de contenido y estructura

-Alcance y contenido

-Valoración, elección y eliminación

-Nuevos Ingresos

Organización

4.- Área de condiciones de acceso y uso

-Condiciones de acceso

-Condiciones de reproducción

-Lengua, escritura

-Características físicas y requisitos técnicos

-Instrumentos de descripción

5.- Área de documentación asociada

-Existencia y localización de los originales

-Existencia y localización de copias

-Unidades de descripción relacionadas

-Nota de publicaciones

6.- Área de Notas

-Notas

7.- Área de control de la descripción

-Nota del archivero

-Reglas o normas

-Fecha de la descripción" (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 1999).

Estos campos se pueden moldear a las necesidades de cada institución y sus fondos documentales, es importante recalcar que la descripción se puede realizar con la ISAD G y con reglas o normativa nacional e internacional para que la descripción sea más detallada.

ISAAR (CPF) (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias).

Esta normativa es complementaria a la ISAD G, es decir, la ISAD G describe los documentos, mientras que la ISAAR describe quién los creó.  "Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades" (Oliva, 2013, p. 8).  Además, menciona Olivia (2013) que la información puede encontrarse como un texto narrativo, estructurado o con enlaces.

Los elementos de la norma ISAAR (CPF) son los siguientes:

1.- "Área de identificación

-Tipo de entidad

-Forma autorizada del nombre

-Formas paralelas del nombre

-Formas normalizadas del nombre según otras reglas

-Otras formas del nombre

-Identificadores para instituciones

2.- Área de descripción

-Fechas de existencia

-Historia institucional

-Lugares

-Estatuto jurídico

-Funciones

-Atribuciones

-Estructura administrativa

-Contexto general

3.- Área de relaciones

-Nombres de instituciones, personas o familias relacionadas

-Naturaleza de la relación

-Descripción de la relación

-Fechas de la relación

4.- Área de control

-Identificador del registro de autoridad

-Identificador de la institución

-Reglas y convenciones

-Estado de elaboración

-Nivel de detalle

-Fecha de creación o

-Lengua y escritura

-Fuentes

-Notas de mantenimiento" (Consejo Internacional de Archivos, 2004).

Los archivos que tienen documentación de un mismo productor pueden compartir la información contextual si es que se ha trabajado de una manera normalizada. La finalidad es que los registros se puedan compartir en una red fomentando a elaboración de las descripciones. Además, el Consejo Internacional del Archivos (2004) menciona que se ofrece una orientación de como vincular los registros de autoridad con las descripciones de los documentos que se han creado por una institución o por una persona. Así mismo, puede apoyarse de las normas ISO para desarrollar lenguajes controlados, algunas de estas normas ISO son: ISO 5963, ISO 2788, ISO 5964, ISO 999, ISO 690.

ISDIAH (Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo)

El objetivo de esta normativa es proporcionar un marco estándar para la descripción de archivos, bibliotecas, museos u otro tipo de instituciones que conservan fondos documentales. Además, permite proporcionar directrices para la identificación y el contacto con las instituciones que detectaron los fondos, así mismo poder acceder a estos. Por tal motivo, se generan directorios y/o listas de diferentes instituciones que resguardan en sus depósitos fondos documentales (Oliva, 2013).

La estructura de la norma menciona Jaén (2013) que consiste en 6 áreas y 31 subáreas. 

1.-"Área de Identificación

-Identificador

-Formas autorizadas del nombre

-Forma paralela del nombre

-Otra forma del nombre

-Tipo de institución que conserva los fondos de archivo

2.- Área de Contacto

-Localización y dirección

-Teléfono

-Personas de contacto

3.- Área de descripción

-Historia de la institución que custodia los fondos de archivo

-Contexto cultural y geográfico

-Atribuciones, fuentes legales

-Estructura administrativa

-Gestión de documentos y políticas de ingreso

-Edificio

-Fondos y otras colecciones custodiadas

-Instrumentos de descripción, guías y publicaciones

4.- Área de Acceso

-Horario de apertura

-Condiciones y requisitos para el uso y el acceso

-Accesibilidad

5.- Área de Servicio

-Servicios de ayuda a la investigación

-Servicios de reproducción

-Espacios públicos

6.- Área de Control

-Identificación de la descripción

-Identificación de la institución

-Reglas y convenciones

-Estado de elaboración

-Nivel de detalle

-Fechas de creación, revisión o eliminación

-Lengua y escritura

-Fuentes

-Notas de mantenimiento" (p. 11, 12).

Los elementos prioritarios que debe contener la norma es el identificador, la forma autorizada de nombre y la localización y dirección. Este tipo de normativa facilita el acceso a la información archivística.

ISDF (Norma Internacional para la Descripción de Funciones).

El objetivo de esta norma es describir las funciones que dan origen a los documentos que se generan en el archivo. Es decir, se describen las actividades que se desarrollan por personas, familias o instituciones. Comprende el contexto archivístico mejorando el acceso y la organización de los documentos. 

Algunos de los elementos que propone esta norma son:

1.- "Área de Identificación

-Forma autorizada del nombre

-Forma paralela del nombre

-Otras formas del nombre

2.- Área de Contexto

-Fechas

-Descripción

-Historia

-Legislación

3.- Área de Relaciones

-Forma autorizada del nombre

-Tipo

-Categoría de la relación

-Descripción de la relación

-Fechas de la relación

4.- Área de Control

-Identificador de la descripción de función

-Identificador de institución

-Reglas y convenciones utilizadas

-Estado de elaboración

-Nivel de detalle

-Fechas de creación, revisión o eliminación

-Lengua y escritura

-Fuentes

-Notas de mantenimiento" (El Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales del CIA (2007, p. 3).

Esta norma estandariza la descripción de funciones para identificar con facilidad las actividades que se originan en la empresa, además se relaciona con las otras normativas como la ISAD G, ISAAR, ISDIAH.

EAD, EAC, EAG

EAD (Descripción Archivística Codificada)

EAC (Contexto Archivístico Codificado-Personas, Familias e Instituciones)

EAG (Guía Archivística Codificada)

Estas tres normativas se enfocan a los documentos digitales, permiten representar mediante la XML las normas internacionales (ISAD G, ISAAR e ISDIAH). Al utilizarlas se favorece el acceso, la preservación y el intercambio mediante los entornos digitales asegurando en cada momento la interoperabilidad entre los sistemas a nivel internacional.  La norma EAD representa los catálogos, inventarios e índices, utiliza el estándar en XML para codificar las descripciones y para intercambiar o publicar en línea. "Ha sido diseñada para reflejar la jerarquía natural que presenta la organización de los fondos, en conjunción con la jerarquía intelectual que imponen los archiveros con sus prácticas descriptivas" (Peis y Ruiz, 2004, s/p). Su estructura tiene 145 elementos que desarrollan las relaciones jerárquicas. 

La normativa EAC también es un formato XML, basado en la ISAAR (CPF), se utiliza para describir entidades, personas, familias que generan documentos y permite la relación entre las instituciones y los fondos documentales. "Es una norma para la gestión electrónica de la información de las autoridades archivísticas y su contexto de producción" (Llanes, 2016, p. 6). Esta normativa funciona de una manera sencilla e independiente del software o del sistema informático.

Por su parte, la norma EAG se basa en la ISDIAH y también utiliza el XML. Esta describe las instituciones que protege los archivos y su enfoque es generar guías en línea de las diferentes instituciones. "Es una herramienta para la redacción de guías de archivo en formato electrónico" (Comunidad Baratz, 2020, s/p).

Estas tres normativas permiten representar en XML las normas internacionales ISAD G, ISAAR (CPF) e ISDIAH. La utilización de estas favorece en entornos digitales el acceso, la consulta y la preservación.

ARANOR (Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivos)

Esta normativa se enfoca en establecer las directrices para la redacción de registros de autoridad de personas, familias e instituciones del ámbito archivístico. Los elementos que contiene su estructura provienen de la ISAAR (CPF) y se puede observar el tipo de entidad, la forma en que es autorizado el nombre, las formas paralelas del nombre, fechas de existencia, identificación de instituciones y notas de mantenimiento (Gobierno de Aragón, 2014).

Su estructura es:

1.- "Área de Identificación

-Tipo de entidad

-Forma autorizada del nombre

-Otras formas del nombre

-Identificadores para instituciones

2.- Área de Descripción

-Fechas de existencia

-Historia

-Lugares

-Estatuto jurídico

-Funciones, ocupaciones y actividades

-Atribuciones, fuentes, legales

-Estructura interna

-Contexto general

3.- Área de Relaciones 

-Nombres

-Naturaleza de la relación

-descripción de la relación

-Fechas de la relación

4.- Área de Control

-Identificador del registro de autoridad

-Identificadores de la institución

-Reglas y convenciones

-Estado de elaboración

-Nivel de detalle

-Fechas de creación o eliminación

-Lengua y escritura

-Fuentes

-Notas de mantenimiento" (Gobierno de Aragón, 2014, p. 183, 184).

ARANOR es una herramienta esencial que ayuda a describir las autoridades en archivos, ayudando a que los registros sean eficientes y accesibles. 

NOGADA (Norma Gallega de Descripción Archivística)

Esta normativa es una adaptación de la norma ISAD G, su función principal es facilitar la aplicación de la norma ISAD G en los archivos gallegos, proporcionando la estructura adaptada al contexto gallego. La estructura que utiliza es la siguiente:

1.- "Área de Identificación

2.- Código de referencia

-Título

-Datas

-Nivel de descripción

-Volumen y soporte

3.- Área de contexto

-Nombre del productor

-Historia institucional

-Historia archivística

-Forma de ingreso

4.- Área de contenido y estructura

-Alcance y contenido

-Valoración, selección y eliminación

-Nuevos ingresos

-Organización

5.- Área de condiciones de acceso y utilización

6.- Área de documentación asociada

-Área de notas

-Área de control de la descripción" (Grupo de Arquiveiros de Galicia, 2010, p. 5).

Esta normativa es una guía para los archivistas de Galicia, en base a ella pueden desarrollar la norma ISAD G, su aplicación promueve la descripción archivística nacional e internacional.

NODAC (Norma de Descripción Archivística de Cataluña)

Esta normativa pretende adaptarse a la normativa ISAD G al contexto de Cataluña. Su estructura es parecida a la ISAD G.

1.- "Área de Identificación

2.- Área de Contexto

3.- Área de Contenido y Estructura

4.- Área de condiciones de acceso y utilización

5.- Área de documentación asociada

6.- Área de Control de la descripción" (Associació dÁrxivers de Cataluya, s//f, p. 1).

La implementación de esta normativa permite que los archiveros de Cataluña unifiquen sus descripciones a la normativa ISAD G, implementando la mejora en la descripción.

NEDA (Normas Españolas de Descripción Archivística).

Las normas NEDA se desarrollan en el sistema archivístico español, esta normativa funge como una herramienta para todos los archivos españoles y latinos, se utiliza para la descripción de los documentos de una manera uniforme, lo que facilita su organización, recuperación y acceso. Para poder desarrollarla adecuadamente se requieren de ciertos objetivos específicos, uno de ellos es que debe proporcionar normas de aplicación obligatoria, es decir debe ser normas de "estructura de datos para los distintos tipos de descripciones (...) basadas en el mencionado modelo conceptual de datos (...) y en las normas de contenido de datos para los componentes estructurales fijados en normas anteriores (Oliva, 2013, p. 6). 

Además, los objetivos específicos que tiene esta norma se enfocan en unificar la descripción archivística, facilitar el acceso a los documentos, mejorar la recuperación de la información, conservar el contexto y la estructura original y servir de base para bases de datos archivísticos y de catálogos automatizados. Por lo que se puede incorporar las normas ISAD G, ISBD, ISAAR (CPF), GARR, EAD, EAC, MARC21, Dublin Core, cada una de acuerdo a las descripciones de los documentos (Ministerio de Cultura Española, 2011).

La normativa N.E.D.A tiene un desarrollo de tres fases, la primera es la regulación de las descripciones de los documentos para determinar la formalización de los nombres geográficos, la segunda fase es la regulación de las representaciones de los custodios, la tercera fase es la regulación de otras representaciones. Así mismo, la organización y funcionamiento debe incluir un Comité de Normas Españolas que esté integrado por máximo 11 profesionales, además, deberá tener una Secretaría que se encargue de la gestión administrativa, la documentación y el archivo. También, debe tener grupos de trabajo especializado que den propuestas técnicas sobre la normalización de la descripción de los gráficos, audiovisuales, entre otros. Finalmente, estos grupos deben tener participaciones para obtener comentarios y propuestas que se vayan elaborando, preparando y difundiendo (Oliva, 2013).

Referencias:

• Associació dÁrxivers de Cataluya (s/f). Norma de Descripció Arxivística de Cataluya. Recuperado el 24 mayo 2025, de https://xam.diba.cat/sites/xam.diba.cat/files/nodac.pdf
• Comunidad Baratz (2020). 12 normas fundamentales que debe seguir tu archivo. Recuperado el 24 mayo 2025, de https://www.comunidadbaratz.com/blog/normas-fundamentales-que-debe-seguir-tu-archivo/
• Consejo Internacional de Archivos (2004). ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias. Recuperado el 18 mayo 2025, de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/58658/ISAAR__CPF__Norma_Internacional_sobre_los_Registros_de_Autoridad_de_Archivos_relativos_a_Instituciones__Personas_y_Familias.pdf
• Consejo Internacional de Archivos (2008). ISDIAH. Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo. Recuperado el 18 mayo 2025, de https://www.mcu.es/ccbae/es/catalogo_imagenes/grupo.do?path=71540
• El Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales del CIA (2007). Norma Internacional para la Descripción de Funciones. Recuperado el 24 mayo 2025, de https://www.infoem.org.mx/sites/default/files/normatividad/ISDF_2007.pdf
• Gobierno de Aragón (2014). ARANOR. Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivo. Recuperado el 24 mayo 2025, de https://www.dehuesca.es/~sipca/IMAGEN/documentos_web/ARANOR-2-ed.pdf
• Grupo de Arquiveiros de Galicia (2010). Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA). Recuperado el 24 mayo 2025, de https://arquivosdegalicia.xunta.gal/sites/default/files/documentos-paxinas/NOGADA_castellano_7.pdf
• Jaén, L. (2013). Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivos. Recuperado el 24 mayo 2025, de https://www.dgan.go.cr/ran/index.php/RAN/article/view/100
• Llanes, D. (2016). Las normas de Codificación en archivos: EAD y EAC. Recuperado el 24 mayo 2025, de https://books.scielo.org/id/wm48y/pdf/padron-9788579837777-11.pdf
• Ministerio de Cultura Española (2011). Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. Recuperado el 18 mayo 2025, de https://es.scribd.com/document/102045812/NEDA-norma-espanola-de-descripcion-archivistica
• Ministerio de Educación, Cultura y Deporte (1999). ISAD (G). Recuperado el 18 mayo 2025, de https://archivomunicipal.guadalajara.gob.mx/assets/file/14%20Norma%20Internacional%20General%20de%20Clasificaci%C3%B3n%20Archiv%C3%ADstica%20ISAD-G.pdf
• Oliva, C. (2013). Fundamentos de las normas de descripción archivística y bibliotecaria. Recuperado el 18 mayo 2025, de bing.com/ck/a?!&&p=90be9c4ea105223936ecca817c51b71e7f6339e53473c9efa97bb6d577d95cf0JmltdHM9MTc0NzUyNjQwMA&ptn=3&ver=2&hsh=4&fclid=38540ade-05d5-6d17-3514-19c004e76c93&psq=Fundamentos+de+las+normas+de+descripción+archivística+y+bibliotecaria&u=a1aHR0cHM6Ly9kaWFsbmV0LnVuaXJpb2phLmVzL2Rlc2NhcmdhL2FydGljdWxvLzQ5MTk2NDMucGRm&ntb=1
• Peis, E.; Ruiz, A. (2004). EAD (Encoded Archival Description). Desarrollo, estructura, uso y aplicaciones. Recuperado el 24 mayo 2025, de https://arxiu-web.upf.edu/hipertextnet/numero-2/ead.html