Gestión Documental
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La norma ISO 15489 es una normativa que es utilizada para la gestión de los documentos y de los archivos. Esta normativa establece los principios y directrices para que se realice una administración desde la creación hasta la disposición final.
La característica en los documentos digitales es que les da la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la usabilidad. Así mismo establece los sistemas para un adecuado registro de los documentos y sus metadatos. También, se enfoca en la accesibilidad, seguridad, conservación y disposición.
La UNAM (2021) menciona que esta norma "regula la gestión de documentos de archivo de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas y privadas para clientes externos e internos" (p. 1). Proporcionando la orientación para que los archivistas puedan implementar los principios de gestión documental a documentos de cualquier tipo de soporte.
La implementación de esta normativa requiere de una serie de requisitos, en primera instancia se debe definir una política de gestión documental que se alinee con las normativas vigentes y organizacionales, así mismo, se debe implementar sistemas que permitan la correcta gestión. Partiendo de esto se puede establecer el cuadro de clasificación archivística, aplicar los metadatos para su eficiente localización, la disposición final y la auditoría (esta para verificar el cumplimiento de la norma, y con esto evaluar y mejorar los procedimientos enfocándose en la mejora continua).
La norma ISO 30300 se enfoca en la implementación, auditoría y certificación de los sistemas de gestión para documentos, establece un marco para la gestión de documentos en las instituciones, situando la profesionalidad, la metodología y la mejora continua.
Su premisa es gestionar los documentos de una manera adecuada siguiendo las estrategias y procedimientos. Al mismo tiempo, puede integrarse con otros sistemas dentro de la organización, su aplicación puede desarrollarse en los documentos físicos y digitales, garantizando en cada momento que los documentos sean auténticos y fiables.
Los archivos históricos son instituciones que resguardan la historia, para gestionar este tipo de acervos se debe pensar a gran escala, es decir, se debe planificar las necesidades y las acciones que se van a desarrollar, por ejemplo, se puede iniciar con las técnicas archivísticas, legislación, conservación preventiva, restauración, seguridad, calidad, tecnología, entre otras.
Menciona Alberch (s/a) que los beneficios de un sistema de gestión documental deben estar estandarizados y verificables para llevar a cabo las actividades correspondientes cumpliendo los requisitos reglamentarios y de normativa para fomentar la toma de las decisiones que se facilite el funcionamiento efectivo y con esto garantizar la protección del documento.
Así mismo, menciona Alberch (s/a) que las normas tienen un contenido esencial que parte de los factores internos y externos, los factores externos se refieren al "entorno social y cultural, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y de competencia a nivel nacional, regional, local e internacional (...) así como las relaciones, valores y expectativas" (p. 13). Los factores internos se tratan de "la estructura organizativa, los roles, las responsabilidades, políticas, objetivos y estrategias" (p. 14). teniendo en claro estos factores se puede diseñar los objetivos para implementarlos en la gestión, con la finalidad de cumplir con las metas, organizar las responsabilidades, asignar al personal, evaluando el desempeño, realizando auditorías internas y externas e implementando mejoras continuas.
Modelo de requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos MoReq
Este modelo fue creado en Europa y contiene características que lo hacen único, el primer punto relevante es que solamente puede utilizarse a los documentos electrónicos por lo que establece una serie de requisitos técnicos que ayuda a organizar los archivos asegurando la autenticidad, la integridad y la accesibilidad a lo largo de los años.
Existen cuatro requisitos funcionales que ayudan a gestionar los documentos, el primero es la configuración el cual debe permitir la gestión sobre el documento permitiendo la creación de instrumentos de control, almacenamiento, protección, funcionalidad, firma electrónica, metadatos, consulta, conservación y disposición final. El segundo es la creación y registro que recibe información de la institución por diferentes medios, por lo que existe un flujo de trabajo que vincula la comunicación con la identificación, clasificación, organización, retención, disposición, consulta, recuperación, presentación, acceso, control de seguridad y metadatos de los documentos. El tercero es el modelo de requisitos no funcionales que incorpora un calendario de copias de seguridad, recuperación, confidencialidad, usabilidad, accesibilidad, rendimiento, privacidad, gestión de respuestas, gestión de reportes, escalabilidad, disponibilidad e interoperabilidad. El cuarto es el modelo de requisitos complementarios que se enfoca en la arquitectura, pruebas y soporte, dando soluciones tecnológicas a las instituciones, además que ofrece características y componentes específicos de acuerdo a las necesidades, políticas de la empresa.
Referencias:
- Alberch, R. (s/f). La familia de normas ISO 30300 de sistemas de gestión para documentos. Recuperado el 05 marzo 2024, de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/84580/c008.pdf
- Ministerio de Cultura Colombia (2020). Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documento electrónico de archivo. Recuperado el 03 marzo 2024, de MODELO DE REQUISITOS MINCULTURA 2020.pdf
- UNAM (2021). La gestión de documentos de archivos ISO 15489. Recuperado el 03 marzo 2024, de redisybd.unam.mx/redisybd/pluginfile.php/1543/mod_resource/content/1/15489_gestion_documentos_archivo.pdf
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